Administratie publica — 13/02/2017 at 13:17

Totul despre arhivarea documentelor

by

Arhivarea documentelor, atunci când este reali­zată corect şi conform legislaţiei, scuteşte firmele de amenzi şi pierderi financiare. Astfel, aceste servicii de arhivare documente sunt indispensabile atât marilor companii, cât şi celor mai mici firme, potrivit fiscalitatea.ro. Motivul este cât se poate de clar. Fără o arhivare corectă a documentelor, se pierd bani, direct şi indirect. Se pierde timp, se iroseşte energia angajaţilor, sunt rătăcite documente importante sau se iroseşte spaţiul cu stocarea unor documente ce au depăşit termenul legal de păstrare.

În mod clar, vom evita orice pierdere financiară prin colaborarea cu profesionişti din domeniul arhivării documentelor. Doar o firmă autorizată deţine personalul specializat apt să ia cele mai corecte decizii cu privire la organizarea şi depozita­rea arhivelor. Mai mult, doar o firmă autorizată în domeniu deţine spaţiul care să întrunească toate condiţiile agreate de lege. Atenţie la faptul că Legea Arhivelor Naţionale (nr. 16/1996) solicită creatorilor de documente respectarea unor condiţii importante în ceea ce priveşte organizarea/arhivarea documentelor, precum şi păstrarea şi depozitarea acestora.

Legea Contabilităţii, actualizată anul acesta, aduce modificări importante, în privinţa obligaţiilor de arhivare a documentelor, de care vom ţine cont pentru a evita sancţiuni instituite de organele de control.

Atenţie la prevederile art. 25 din Legea Contabilităţii, conform cărora, în situaţia reorganizării persoanelor juridice, acestea vor lua măsuri în vederea păstrării şi arhivării, conform legii, a documentelor justificative şi a registrelor de contabilitate. Mai mult, conform art. 41, se consideră contravenţie nerespectarea reglementărilor legale referitoare la arhivarea şi păstrarea documentelor contabile. Această contravenţie se sancţionează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei.

Legislaţia contabilă nu poate fi res­pectată întocmai dacă nu suntem în permanenţă la curent cu orice modificare legislativă şi dacă nu avem competenţele necesare pentru punerea corectă în practică. Putem ajunge să respectăm o lege ale cărei prevederi nu mai sunt valabile sau putem aplica greşit o prevedere legală, cu cele mai bune intenţii. Iar interpretarea greşită a legii nu a fost niciodată o scuză acceptată de inspectorii veniţi în control. Având în vedere aceste aspecte, beneficiile arhivării documentelor prin intermediul specialiştilor în arhivare devin evidente: certitudinea respectării le­gislaţiei şi prevenirea pierderilor financiare cauzate de potenţiale amenzi.

Pe de altă parte, alte bene­ficii suplimentare se cer deopotrivă amintite aici: se realizează o evaluare gratuită a situaţiei curente, de către un specialist în arhivistică; arhiva este organizată corect, astfel încât să se asigure acces rapid la documentele necesare; arhiva dvs. va fi păstrată în spaţii autorizate şi avizate; costurile pentru dvs. vor fi reduse pe termen lung; optimizaţi timpul de lucru al angajaţilor dvs., degrevându-i de sarcini ce se cer îndeplinite de către profesionişti cu specializare în domeniu.

sursa: curierulnational.ro

Autorii comunicatelor de presa si, respectiv, posesorii conturilor de pe Site sunt singurii responsabili pentru materialele publicate pe PR2Advertising.ro. Pentru detalii, consultati termenii si conditiile acestui site

Leave a Reply

Your email address will not be published.